1. Przedmiot informacji
Niniejszym przekazujemy Panu/Pani szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania przez nas Pana/Pani danych osobowych o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
2. Administrator danych
2.1. Administratorem, tj. podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pana/Pani dane osobowe, jest NEON FLOWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków, KRS: 1193580, NIP: 9452316953.
2.2. Nie ustanowiliśmy inspektora ochrony danych.
2.3. Może Pan/Pani się z nami skontaktować:
2.3.1. listownie na adres: NEON FLOWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków,
2.3.2. za pomocą wiadomości e-mail na adres: privacy@neonflower.ai.
3. Cel i podstawa przetwarzania danych
Pana/Pani dane osobowe, uzyskane przy nawiązywaniu współpracy oraz w trakcie jej trwania, wykorzystujemy w następujących celach:
3.1. zawarcia i wykonania zawartej umowy - (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO np.: 3.1.1. przygotowania i złożenia oferty,
3.1.2. zawarcia umowy,
3.1.3. sprzedaży towarów/świadczenia usług,
3.1.4. weryfikacji zgodności świadczeń z postanowieniami umowy lub przepisami prawa, 3.1.5. wykonywania obowiązków gwarancyjnych,
3.2. czynności niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust 1 c) RODO np. przekazanie danych na żądanie uprawnionych organów i instytucji,
3.3. realizacji naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO, to jest:
3.3.1. przyznawania i zarządzania dostępem do usług, w szczególności danych logowania do usług cyfrowych oraz programów komputerowych,
3.3.2. zapewnienie obsługi usług płatniczych,
3.3.3. windykacji należności, w tym prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, 3.3.4. wykrywanie naruszeń naszych praw podmiotowych i zapobieganie naruszeniom, 3.3.5. weryfikacji wiarygodności płatniczej.
3.4. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
3.5. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych (w tym dostawców modeli językowych sztucznej inteligencji, usług hostingowych oraz baz danych) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
4. Przekazywanie danych
Pana/Pani dane osobowe mogą zostać przez nas przekazane:
4.1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, to jest:
4.1.1. pracownikom/zleceniobiorcom w zakresie wykonywania obowiązków służbowych, 4.1.2. innym podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych towarów/usług,
4.1.3. podmiotom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam tego rodzaju systemy i narzędzia, w tym podmiotom udostępniającym modele językowe (LLM), platformy hostingowe oraz zdalne bazy danych, które są wykorzystywane lub zintegrowane z oferowanymi przez nas programami komputerowymi oraz oferowanymi usługami cyfrowymi,
4.1.4. kontrahentom wspierających nas w wykonywaniu łączącej nas z Panem/Panią lub Pana/Panią pracodawcą lub zleceniodawcą umowy, np. w obsłudze korespondencji lub nadawania i zarządzania uprawnieniami dostępu,
4.1.5. podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, informatyczne, hostingowe, konsultacyjne, audytowe, prawne, podatkowe, księgowe lub personalne.
4.2. innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
4.2.1. podmiotom prowadzącym działalność pocztową/kurierską,
4.2.2. podmiotom nabywającym wierzytelności,
4.2.3. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (np. banki lub instytucje płatnicze),
4.2.4. podmiotom współpracującym z nami m. in. przy obsłudze spraw księgowych, rachunkowych, podatkowych, informatycznych, hostingowych, prawnych lub personalnych w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
4.3. uprawnionym organom i instytucjom państwowym.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Wymagamy od Pana/Pani podania danych, niezbędnych do zawarcia i wykonania przedmiotu wzajemnej umowy. Jeżeli nie zostaną nam podane niezbędne dane osobowe, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Pana/Panią lub podmiotem, w imieniu której Pan/Pani działa umowy, a w razie jej zawarcia będziemy musieli umowę rozwiązać lub od niej odstąpić. W razie
2
nawiązania współpracy możemy wymagać od Pani/Pana podania danych niezbędnych do wykonania obowiązków przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego np. w celu dokonania rozliczeń podatkowych. W razie niepodania tego rodzaju danych wymaganych przez ustawę, może zostać Pan/Pani narażona na roszczenia oraz sankcje określone przepisami prawa, np. roszczenia odszkodowawcze.
6. Okres przechowywania danych
6.1. W transakcjach związanych z realizacją umowy dane będą przechowywane przez okres wykonania przedmiotu umowy oraz okres niezbędny dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń dotyczących umowy.
6.2. W związku z realizacją przepisów prawa Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okresy określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
6.3. W okresie, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku prawnego, będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez ten okres.
7. Pana/Pani uprawnienia związane z danymi osobowymi
7.1. Przysługują Panu/Pani następujące prawa związane z przetwarzaniem przez nas Pana/Pani danych osobowych:
7.1.1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do informacji o danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych,
7.1.2. prawo sprostowania danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych,
7.1.3. prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
7.1.4. prawo do przeniesienia danych osobowych,
7.1.5. prawo usunięcia danych osobowych,
7.1.6. prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w przypadku stwierdzenia niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych,
7.1.7. prawo cofnięcia w każdym momencie każdej udzielonej zgody na przetwarzania danych bez podawania przyczyn,
7.1.8. prawo do sprzeciwu wobec:
7.1.8.1. przetwarzania przez nas danych na potrzeby marketingowe, jeżeli nam takiej zgody Pan/Pani udzieliła lub udzieli w przyszłości,
7.1.8.2. przetwarzania przez nas danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów przez nas realizowanych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją.
7.2. Pana/Pani prawa wymienione powyżej możesz realizować w każdym czasie, występując do nas odpowiednim żądaniem zgodnie z podanymi powyżej informacjami kontaktowymi.
7.3. Mamy obowiązek udzielenia Panu/Pani informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniami, bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin, o którym mowa powyżej, możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter
3
żądania lub liczbę żądań, z zastrzeżeniem, iż w terminie miesiąca od otrzymania żądania musimy Pana/Panią poinformować o przedłużeniu terminu wraz z podaniem jego przyczyn.
7.4. Jeżeli nie podejmujemy działań w związku z Pana/Pani żądaniami, to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – poinformujemy Pana/Panią o powodach niepodjęcia działań oraz możliwości wniesienia przez Pana/Panią skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Dany Osobowych oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
7.5. Udzielimy Panu/Pani informacji, o których mowa powyżej, listem poleconym, na podany przez Pana/Panią adres pocztowy lub drogą elektroniczną, na podany przez Pana/Panią adres e-mail.
7.6. Poinformujemy o sprostowaniu lub uzupełnieniu lub usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, których dokonaliśmy w wykonaniu żądania, każdego odbiorcę, któremu zostały one przez nas ujawnione. Nie będziemy musieli przekazać takich informacji jedynie wówczas, gdy okaże się to niemożliwe (np. w razie likwidacji działalności) lub będzie to wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku (dane ujawniono wiele lat temu oraz pomimo podjętych prób nie udało się nawiązać kontaktu z odbiorcą). Na żądanie, poinformujemy Pana/Panią o odbiorcach, którym przekazaliśmy informacje o sprostowaniu lub usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych, a także o odbiorcach, których nie udało się nam powiadomić.
7.7. Wszelka komunikacja i działania podejmowane przez nas w związku z Pana/Pani żądaniami, o których mowa powyżej, są wolne od opłat. Jeżeli jednak Pana/Pani żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, np. z uwagi na ustawiczny charakter, będziemy mogli pobrać rozsądną opłatę, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, komunikacji lub podjęcia żądanych działań, albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
Kontakt w sprawach niniejszej polityki
NEON FLOWER sp. z o.o., ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków
E-mail: privacy@neonflower.ai
Informacje o dokumencie
Tytuł: Polityka ochrony danych osobowych NEON FLOWER sp. z o.o.
Organizacja: NEON FLOWER sp. z o.o.
Data wejścia w życie: 1 marca 2026 roku
Wersja: 1.0
Status: Zatwierdzona przez Zarząd
Właściciel dokumentu: Prezes Zarządu NEON FLOWER sp. z o.o.
Zastrzeżenia prawno-autorskie
Majątkowe prawa autorskie do niniejszego dokumentu przysługują NEON FLOWER sp. z o.o. Utrwalanie, obrót, zwielokrotnianie lub rozpowszechnienie wymaga pisemnej zgody NEON FLOWER sp. z o.o. pod rygorem nieważności.
NEON FLOWER sp. z o.o. nie wyraża zgody na rozpowszechnianie niniejszego dokumentu w celu eksploracji tekstów i danych.
Zatwierdził:
Tomasz Łaś, Prezes Zarządu NEON FLOWER sp. z o.o. Data: 1 marca 2026 roku.